株式会社TRY Link（以下「当社」）は、当社が提供する AI 議事録・商談解析サービス「Recoba」（Web 版、iPhone 版、Mac 版、Windows 版の各アプリおよびブラウザ拡張機能を含みます。以下「本サービス」）における個人情報およびユーザーデータの取り扱いについて、以下のとおり定めます。
1事業者情報
- 名称：株式会社TRY Link
- 所在地：東京都港区芝2-30-14 阿部ビル2F
- 代表者：代表取締役 堀 裕介
- 個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口：株式会社TRY Link 経営企画室 個人情報担当（TEL: 03-6665-8830 / メール: privacy@try-link.jp）
2本サービスの構造と当社の立場
本サービスは法人向けサービスであり、ご契約企業（以下「契約企業」）ごとに独立した専用環境を用意し、契約企業に所属するユーザーが利用します。
会議や商談の録音・文字起こし・要約などのコンテンツ（以下「会議データ」）に含まれる個人情報については、契約企業が個人情報取扱事業者として取得・利用するものであり、当社は契約企業からの委託を受けてこれを取り扱います。当社は、契約企業の指示および本ポリシーに定める範囲を超えて会議データを利用しません。
ユーザーのアカウント情報など、当社が本サービスの提供のために直接取得する情報については、当社が個人情報取扱事業者として取り扱います。
3取得する情報
3-1. アカウント情報
- 氏名、メールアドレス、パスワード（復元できない形式で保存します）
- 二要素認証を設定した場合、その認証に必要な情報（暗号化して保存します）
- 所属するチーム、権限、最終ログイン日時
3-2. 会議データ
- ユーザーが録音した音声データ（各アプリのマイクからの音声。Mac 版でパソコン上の音声の録音を選択した場合はその音声を含みます）
- 音声から生成した文字起こしテキスト、話者の区別、校正結果
- AI が生成した要約、議事録、レポート、漫画形式の資料などの成果物
- 会議のタイトル、日時、参加者、タグ、メモなど、ユーザーが入力した会議の情報
- 会議の開催場所の位置情報（ユーザーが位置情報の利用を許可した場合のみ。アプリ利用中に限り取得します）
3-3. ユーザーが登録する情報
- 社内メンバー情報（氏名、読み仮名、会社名、部署、役職、メールアドレスなど）
- 取引先情報（会社名、担当者名など）
- 文字起こしの精度向上のためにユーザーが登録する単語（辞書）
- 要約の生成に使う指示文やテンプレート
3-4. 端末・利用に関する情報
- プッシュ通知の配信に必要な端末の識別情報
- ログイン、操作、外部連携に関する記録（日時、IP アドレス、利用端末の種類、操作内容）
- AI 処理の利用量に関する数量情報（会議の内容は含みません）
3-5. ブラウザ拡張機能について
Google Meet の通話開始・終了を検知するブラウザ拡張機能は、同じパソコン上の Recoba アプリに開始・終了の合図を送るだけで、通話の内容、閲覧履歴、アカウント情報を取得・送信しません。
4取得の方法
- ユーザーが本サービスの画面や各アプリで入力・登録することにより取得します。
- 音声は、ユーザーが録音を開始した場合にのみ取得します。録音していない間に音声を取得することはありません。
- 位置情報は、ユーザーが OS の権限で許可した場合にのみ、会議の作成時に取得します。
- 端末の識別情報は、ユーザーが通知を許可した場合に OS から取得します。
- 操作記録は、本サービスの利用に伴い自動的に記録されます。
5利用目的
- 本サービスの提供（アカウントの管理、認証、録音の保存、チーム内での共有）
- 音声の文字起こし、話者の区別、文字起こしの校正、話者の推定
- 要約、議事録、レポート、漫画形式の資料などの成果物の生成
- 処理完了などの通知（メール、プッシュ通知、アプリ内通知）の送信
- 不正アクセスの検知・防止、セキュリティの確保、監査記録の提供
- 利用状況の把握、障害対応、サービスの改善
- 契約企業からのお問い合わせへの対応
- 利用料金の算定
当社は、ユーザーの会議データを AI モデルの学習に利用しません。また、会議データを広告目的で利用することはありません。
6AI による処理と第三者への提供
本サービスは、文字起こし、校正、話者の推定、要約や資料の生成に AI を利用します。当社は、以下の範囲で外部の事業者が提供するサービスを利用して情報を処理します。当社は、これらの事業者との契約により、当社と同等以上の水準で情報が保護されることを確認しています。当社が情報を販売することはありません。
6-1. AI 処理のために送信する情報と送信先
- 送信する情報
- 録音した音声データ、文字起こしテキスト、会議のタイトルや参加者名などの会議情報、ならびにユーザーが登録した社内メンバー・取引先・辞書・指示文のうち処理に必要な情報
- 送信先
- Amazon Web Services, Inc. が提供するクラウドサービス（AI 処理には同社の Amazon Bedrock を含みます）
- 保護措置
- 送信した情報は当社が管理する専用環境で処理され、AI モデルの学習には利用されません。処理のために一時的に AI サービスへ送られた内容は、処理後に AI サービス側に保存されません。データの保存および AI 処理は、原則として日本国内で行います。
各アプリでは、初めて会議データを送信する前にこの内容を表示し、ユーザーの同意を得たうえで送信します。同意しない場合、会議データはユーザーの端末の外へ送信されません。同意の内容は各アプリの設定画面からいつでも確認できます。
当社は、サービスの品質向上のために利用する AI サービスやモデルを変更することがあります。送信する情報の種類または送信先の事業者に変更がある場合は、本ポリシーを更新してお知らせします。
6-2. その他の外部サービス
- データの保存とサーバーの運用: Amazon Web Services, Inc.（契約企業ごとに分離した専用環境で保存します）
- メールおよびプッシュ通知の配信: Amazon Web Services, Inc. および Apple Inc.（通知の配信に必要な宛先と通知の見出しを送信します。会議の内容そのものは送信しません）
6-3. 法令に基づく提供
法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要で本人の同意を得ることが困難な場合、その他個人情報保護法で認められる場合を除き、当社は本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
7外国にある第三者への提供
第 6 条に記載した事業者は米国法人です。当社は、これらの事業者が個人情報保護法に定める基準に適合する体制を整備していることを確認したうえで利用しています。データの保存および AI 処理は、原則として日本国内で行います。
8安全管理措置
- 通信および保存データの暗号化
- 契約企業ごとに分離した専用環境と、最小権限の原則に基づくアクセス制御
- 二要素認証の提供
- 操作記録の保持と監視
- 従業者への教育および委託先の監督
9保存期間と削除
- 会議データおよびユーザーが登録した情報は、契約企業との契約が継続する間、ユーザーが削除するまで保存します。ユーザーは各アプリから会議や録音を削除できます。
- 契約終了後は、契約企業との取り決めに従い、合理的な期間内に削除します。
- 処理の過程で生成される一時的なデータは、処理後に自動的に削除します。
- 操作記録および監査記録は、セキュリティおよび法令上の必要に応じた期間保存します。
10ユーザーの権利
ユーザーは、自身の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止を求めることができます。会議データに含まれる個人情報については、契約企業がその管理者となるため、契約企業の管理者を通じてご請求ください。アカウント情報については、第 1 条の窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認のうえ、法令に従って対応します。
11お子様の利用
本サービスは法人向けであり、16 歳未満の方の利用を想定していません。
12本ポリシーの変更
当社は、法令の改正やサービスの変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での表示または契約企業への通知によりお知らせします。改定後のポリシーは、本ページに掲載した時点から効力を生じます。
13お問い合わせ
本ポリシーおよび個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、第 1 条の窓口までご連絡ください。